5S – Guía para su Implementación

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Primero debes completar 5S – 5° Disciplina (Shitsuke) – antes de ver esta lección

Sólo se puede pasar a la etapa siguiente, una vez cumplidos y estabilizados los requisitos de la etapa anterior.

Consideraciones

1- Área Piloto: seleccionar un área física reducida, para una vez concluida, extender la implantación de la metodología a otras áreas de la empresa. (según el tamaño de la empresa, esto puede modificarse con buen criterio)

2 –El equipo de trabajo: formado, idealmente, por todo el personal del área , es fundamental debido al conocimiento que tienen del lugar de trabajo, así como de la realidad diaria del mismo, pudiendo aportar soluciones reales a los problemas que vayan surgiendo.
Dentro del equipo de trabajo no debe faltar la participación de alguna persona con poder de decisión dentro de la empresa.

3 – Cuando pasar a las otras áreas: Concluida la implantación en el área piloto se extiende a las otras áreas de la empresa.

4 – El asesor externo: puede ser adoptada por cualquier miembro del equipo de trabajo que participó en la implantación del área piloto.

Etapas que se deben cumplir

Preparación: sensibilización a todo el personal , formación respecto a la metodología y planificación de actividades, ya que se requiere un alto nivel de compromiso y participación activa necesarios por parte de todos.

  • Sensibilización:
    • Evidenciar el liderazgo por parte de la dirección.
    • Conseguir implicar a todos los niveles de la organización.
    • Incluir las “5S” como parte de las tareas de cada colaborador.
    • Informar adecuadamente de la importancia de la implantación para conseguir que todos entiendan y se sientan partícipes del proyecto.
    • Inspección periódica y crítica al más alto nivel de cada uno de los avances llevados a cabo a lo largo de cada una de las fases.
    • Perseverancia y constancia.

Acción: tareas que se especifican según la etapa.

SEIRI – Clasificación: Seleccionar lo que es estrictamente necesario y que debe ser conservado, retirando el resto.

  • Establecer un perímetro de trabajo 5S, tantos como sean necesarias.
  • Tomar una imagen (Foto, video de la situación actual del perímetro).
  • Medir (volumen, cantidad eliminada, $ recuperados, etc.……).
  • Definir un Periodo de 2 a 4 semanas.
  • Consejo: Al tomar cada objeto preguntarse si es útil.
    • Si hay indecisión, etiquetarlo (Etiqueta Roja o «Red Tag») (retirar la etiqueta cuando el objeto sea utilizado, indicando nombre y fecha de quien lo ha utilizado).
    • Al final del periodo tomar la decisión colectivamente de guardar, vende, donar, tirar u otra acción, el objeto etiquetado.

SEITON – Ordenar:

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

  1. Elegir un nombre y un lugar para cada cosa, reagrupando por naturaleza del objeto.
  2. Ordenar.
  3. Delimitar los lugares de colocación.
  4. Comunicar donde se pusieron los objetos.

Ejemplo: ubicación de elementos en armarios, usando etiquetas , para agruparlos por familias y que cada uno tenga su ubicación delimitada y señalizada.

Nota: es importante comprobar el respeto diario a las reglas.

SEISO – Limpiar e Inspeccionar :asegurar la limpieza del puesto de trabajo, e inspeccionar las máquinas y herramientas con el fin de detectar anomalías y desgastes prematuros que hagan que requieran mantenimiento.

  • Dividir el perímetro en zonas, definiendo un responsable para cada una.
  • Determinar que debe ser limpiado y en qué orden.
  • Definir criterios de “estado de limpieza”.
  • Estudiar método e instrumentos de limpieza.
  • Buscar la eficacia de las acciones de eliminación de zonas de suciedades.
    • Procurar los medios de limpieza.
    • Formar a los colaboradores en la limpieza, inspección y riesgos.
    • Limpiar sistemáticamente e inspeccionar minuciosamente.
    • Buscar las causas y fuentes de la suciedad.
    • Poner en marcha un plan de acción, así como verificar el estado de los objetos para prevenir su deterioro.
  • Comprobar que todo lo que está incluido en el perímetro ha sido limpiado e inspeccionado.
  • Tomar fotos como evidencia.

SEIKETSU – Estandarizar: son las reglas por las cuales el puesto de trabajo quedará despejado de objetos inútiles, ordenado, limpio e inspeccionado precisando los medios para eliminar las causas de la suciedad y el desorden.

  • Es un trabajo en equipo.
  • Formalización por escrito de las reglas de aplicación.
    • simples
    • claramente visibles, colocándolas en zonas claves, como pasillos de alta concurrencia, zonas de colocación de herramientas, etc.
  • Importante capacitar a todos los colaboradores.

SHITSUKE – Disciplina: la Dirección debe fomentar el respetar, por todos, los estándares logrados , manteniendo los buenos hábitos y mejorando en lo posible.

Sobre la disciplina:

  • importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras fases se deteriora rápidamente.
  • Debe existir en la mente y en la voluntad de las personas.
  • crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
  • es un requerimiento de Calidad.

Sobre el respeto:

  • significa trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
  • asumir el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de organización, orden y limpieza.

Entonces, esta fase implica:

  • Respeto por las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable y seguro.
  • Realizar un control personal y el respeto por las normas.
  • Promover el hábito de auto-controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.
  • Comprender la importancia del respeto por los demás o por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.
  • Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

Análisis: de las propuestas de mejora que se realizaran y otros temas

Todos los empleados están facultados para presentar una propuesta de mejora .

Cuando esto suceda se desarrollará un plan de acción para abordar la propuesta, la gerencia puede optar por realizar una evaluación de riesgos como parte de la determinación del plan de acción.

Se tendrá en cuenta el nivel de esfuerzo esperado, los costos, los riesgos, etc.

Se aplica el circulo Deming o ciclo PDCA.

El Plan de acción :

Para determinar la causa raíz, y asi elaborar correctamente el Plan, se puede utilizar el diagrama de Ishikawa o «Espina de Pescado», los 5 por ques.

• ¿ ha cumplido con el propósito?
• ¿Se actualizaron los documentos relacionados, según sea necesario?
• ¿Se realizó la capacitación, si fuera necesario?
• ¿Se notificó adecuadamente a todas las partes interesadas sobre las acciones tomadas?

Nota importante: Un caso de análisis es para la eventualidad de que no se respeten los estándares, entonces, es necesario ir a la raíz del problema y una vez determinada realizar las correcciones.

Documentar: las conclusiones obtenidas.

  • “Panel 5S”, un documento resumen, que se coloca en el sector, bien visible, donde se detalla la fase en la que se encuentra el área, quienes forman el equipo de trabajo, un gráfico de evolución temporal y un plan de acción con las propuestas de mejora.
  • Acompañando al panel, tendremos la «Carpeta 5S«, en la cual se guardan todos los documentos relacionados con el área, desde el inicio , la guías, instructivos.
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