El A3 es una manera lógica y estructurada para la resolución de los problemas y está alineada con el Ciclo de Mejora Continua .
El A3, es un enfoque simple, fácil de entender, que utiliza el pensamiento lógico.
Se lo llama A3 por que inició con el formato de la hoja del mismo nombre (420 x 297 mm // 11,693 x 16,535 pulgadas) , dando buena visibilidad y simplificación al tratamiento de los problemas (ya que el tamaño es acotado), siendo, además, un elemento que permitirá, al estar visible, que otros aprendan las lecciones.
En la actualidad mas que un formato rígido de un papel, esta mostrando una manera de pensar y encarar los problemas , por lo tanto, las empresas pueden desear usar otra manera de visualizarlo.
Esta dividido en secciones que describen los antecedentes, las condiciones actuales, el análisis de la causa raíz, estado de los objetivos , el plan de implementación y su seguimiento.
Ventajas
Permite de manera muy sencilla y clara:
- Identificar al problema.
- Conocer su estado actual.
- Definir un objetivo simple.
- Llegar a la Causa Raíz.
- Fomentar la generación de ideas.
- Identificar las soluciones.
- Establecer un Plan de Acción
- Verificar los resultados de esas acciones correctivas o mejoras.
Fases:
Para entenderlo claramente, básicamente consiste de las siguientes fases :
Se podrían listar las etapas como sigue:
- Definición del Equipo ( las personas).
- Antecedentes.
- Cual es la Oportunidad de Mejora.
- El Objetivo que buscamos.
- Análisis de la Causa Raíz (ACR).
- Plan de Implementación (Contramedida)
- Verifico los Resultados.
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Y también tener en cuenta
- Registrar las Lecciones aprendidas. (Retrospectiva)
- Reunión de cierre.
A continuación veremos con más detalle cada etapa.
Definición del Equipo (las personas).
La idea es trabajar por procesos, y no solo por funciones, aquí deberíamos incluir a todos los que intervengan en el proceso afectado , personas de todas las áreas involucradas, interesadas o afectadas por la posible solución del problema o la implementación de la Oportunidad.
Importante: que el grupo no sea inferior a 5 personas ni mayor a 10. Así se evita que el análisis sea muy restringido o superficial o que las discusiones se dispersen demasiado.
Los Antecedentes.
Explicar, de manera simple y clara, lo que estamos hablando y por que lo traemos aquí, es un breve resumen. El propósito es clarificar el problema y agrega contexto.
Cual es la Oportunidad de Mejora.
Es lo que necesitamos mejorar , describimos la evidencia.
Se basa en definir el problema o describir el evento con hechos. Incluir atributos cuantitativos y cualitativos de la consecuencia, especificar la naturaleza, la magnitud, la ubicación y el momento del hecho.
Muestra una visión general del proceso y cuantifica la dimensión del problema.
El Objetivo que buscamos.
Para que traccione bien la metodología SMART es muy importante el compromiso de los involucrados en cuanto a la responsabilidad individual de los resultados. «Accountability»
Ing. Nicolás Molina – Director MOX IT – www.moxit.com.ar
Es lo que deseamos obtener, para definirlo correctamente sugerimos aplicar la técnica S.M.A.R.T. , cuyas etapas son:
- ESPECÍFICO (Specific): detallar lo mas que se pueda , ir a los detalles., que quede bien claro.“Qué, cuándo, cómo, dónde, con qué, quién”.
- MEDIBLE (Measurable): poder cuantificarlo. Porcentajes, cantidades, rangos, etc. exactas. “incrementar el Nivel de X en un 55%”.
- ALCANZABLE (Achievable): ser realistas y tampoco quedarse corto.»¿Puede la persona alcanzar este objetivo medible?»¿Tiene la experiencia, el conocimiento o la capacidad de cumplirlo?».
- RELEVANTE (Relevant): Que sea útil. «¿debería hacerse?», «¿Por qué?» y «¿cuál será el impacto?» ¿El objetivo está alineado con el plan de …?
- TIEMPO (Time Oriented) : un objetivo tiene un final y puntos de control integrados. una tarea solo podría tener un final o una fecha de vencimiento o ese punto final o fecha de vencimiento es el final real de la tarea, o, el final de una tarea es el punto de inicio de otra .Una tarea podría tener varios hitos o puntos de control «¿cuándo se hará?»
Análisis de la Causa Raíz (ACR).
Es lograr determinar, con la mayor precisión posible, la causa raíz del problema, para ayudarnos a determinarla, podríamos usar los siguientes métodos , no son los únicos, pero consideramos que son los que mas aplica a la gran mayoría de las situaciones.
Ishikawa (“causa y efecto” o “diagrama de espina de pescado”.) – para organizar al equipo de trabajo para hacer una lluvia de ideas acerca de las posibles causas del problema.
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Las causas son tratadas sobre seis «espinas» , o las 6 Ms :
- Mano de obra,
- Métodos,
- Materiales,
- Máquinas,
- Medio ambiente y
- Medidas.
Luego se revisan y eliminan una por una a través de la investigación o experimentación hasta encontrar la causa más probable.
Los 5 Porques – preguntarnos “por qué” hasta llegar a la causa raíz.
Los 5 por qué sirven para evitar suposiciones. Al encontrar respuestas detalladas a preguntas incrementales, las respuestas se vuelven más claras y concisas cada vez.
Plan de Implementación (Contramedida)
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Una manera simple y completa es utilizar la técnica de los 5W 2H, cuyas siglas provienen, del idioma Inglés, de preguntas que deberíamos hacernos.
- “Qué – What ”,
- “Por qué – Why ”,
- “Quién – Who ”,
- “Cuándo – When ” y
- “Dónde – Where ”,
- “Cómo – How ” y
- “Cuánto – How Much”)
Ayuda en la creación de planes de acción ,permitiendo el análisis de los diferentes aspectos claves.
Verificación de los Resultados
Con los Indicadores adecuados, que hemos definido para poder evaluar y corregir.
En caso en donde los resultados obtenidos difieren de los esperados se deberá investigar por qué, aplicar las contramedidas y elaborar nuevas acciones que permitan obtener los resultados previstos. (Es la fase «Check – Verificar» del Circulo Deming PDCA).
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Este ciclo se podría repetir hasta que se consiga la solución que permita estandarizar.
Lecciones aprendidas
Debemos asegurar que se registre lo aprendido , que representa un valor diferencias en las empresas, el contar con conocimiento y aprender de las experiencias.
Resume las acciones y estrategias a adoptar en el futuro para evitar que se presente nuevamente el problema o para aprovechar la oportunidad.
Reunión de Cierre
Es recomendable para seguir Mejorando la metodología que se usó para el tratamiento de las mejoras y para la solución de problemas.
Y otros asuntos que consideren.
Y lo más importante …el cambio cultural hacia la responsabilidad colectiva.
Sabemos que la cultura de la empresa tiene el mayor impacto en el logro de resultados y es un error muy común priorizar las estrategias sobre el cambio cultural.
Es clave que la empresa que esté organizada en torno a responsabilidades , entonces los líderes deben ser muy claros en las tareas que delegan, verificando su efectividad y acompañar en caso de desvíos, para animarlos a asumir la responsabilidad profesional de su trabajo .
El objetivo es lograr personas que sean responsables, en no solo, por cumplir con la tarea, sino que estén orientadas hacia el objetivo, que trabajen en equipo y de manera profesional.